签了一份好合同，并不能万事大吉。在合同履行过程中，企业必须有完整的履行合同的纪录，必须保留全部证据。对信誉不良的客户，业务人员要加强信息搜集、密切跟踪，及时判断和处理问题。这些日常“功课”，对防范烂账非常重要。
(一)既服务，也监督
业务人员，要加强与客户的联系。一方面，了解客户的业务需求，及时做好服务，对合同履行中出现的问题及时化解，保证合同有效履行;另一方面，密切注意客户的经营情况，及时搜集和分析不良信息，防止客户经营不善产生烂账。
同时，详细记录与客户业务往来中的重要事项，凡涉及交货期、产品质量方面的异议，绝不能图省事搞糊涂帐，一定要当时与客户达成解决意见、最好形成书面文件。防止对方口头答应“没事”，以后不认账、产生纠纷。万一产生纠纷，业务人员作为企业第一经手人，必须件件事说得清楚。
(二)保留证据
绝大部分应收款，都可以通过对帐、催款的方式收回。对于难以自行清收的部分货款，在清收过程中要注意保留证据，为日后可能发生的法律行动作准备。
首先，要保留对帐单原件。企业间对帐时，很多时候是通过传真或电子邮件进行的。在诉讼催款中，合同、对帐单原件是证明货款发生最重要、最直接的证据。如果一笔应收款有可能形成呆、坏帐的，卖方应第一时间和买方对帐并签署对帐单，而且卖家应执对帐单原件。因为在诉讼中，复印件、传真件的证据通常不能为法院认定，除非有其它关联证据与之构成证据锁链。
与合同有关的补充协议、会议纪要和其它书面资料，均是重要证据，平时都应当保留好。
(三)有目的地补充取证
对帐单原件与合同原件相印证，是债权的充分针据。但是，有的存心赖账的买家往往口头承诺付款而不愿签对帐单，证明欠款者缺乏还款的诚意，此类应收款应引起债权人的高度关注。在此种情况下，应考虑录制电话录音作为证据。
法院接受录音证据，除非该录音是通过非法途径取得。也就是说，对商业磋商、谈判，均可不经对方同意而录音。因为商务磋商、谈判一般而言不涉及国家秘密和个人阴私。
录制电话录音时应注意以下几点：
1、录取自拨号至挂机完整的谈话内容，以免有剪辑之嫌。
2、要明确通话者的身份，否则，有可能被人认为是个人行为。例如：“卖方：“你是xxx公司(买方)财务部xxx先生吗?我是xx公司(卖方)财务部的xxx，想和你对一下至 年 月 日的货款……”
3、尽可能提及录音录制的时间，作为催款时间的证据。
和书面文件相比，录音材料易于被删改、剪辑，法院一般不以一个单独录音来认定事实。所以，取得录音后，还应以合同送货单(收货单)等相关证据互相印证。
