合同的基础资料的收集分为三个阶段，第一阶段为合同正式签订前产生的相关资料；第二阶段为合同正式签订后履行过程中产生的相关资料；第三阶段是合同纠纷产生后的相关资料。合同基础资料，包括但不限于合同当事人的资信资料，法定代表人授权委托书，企业法人营业执照，从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同修改或补充合同，会议纪要，来往函件的签收单据，合同评审记录，财务结算凭证，收发货凭证，质量异议书，对帐单、确认欠款函件、还款计划、抵顶货款协议、抵押、保证、质押担保文书、起诉书、答辩状、法院判决书、申请执行文件等。特殊行业则需要收集其他资料，如施工合同还会涉及设计文件、施工图纸、设计变更清单和通知书、工程交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录等相关材料。合同基础资料能够综合反映合同当事人的资信状况，合同效力、合同双方权利义务、诉讼失效、法院管辖，它对合同如何签订及履行中风险防范意义重大。遇到合同诉讼纠纷，合同的基础资料便是诉讼的所需的基本证据资料。滨海新区律师仍举一案例就合同基础资料管理的作用进行分析。
甲企业为酒类生产企业，为开拓兰州市场，成立甲企业兰州销售分公司，聘任乙作为该分公司经理，负责兰州地区市场销售。由乙负责招聘业务人员，对兰州地区酒店铺货，并寻找代理销售商。甲企业与乙所招聘业务人员未签订聘用合同。业务员在酒店铺货过程中与酒店未签订书面协议，每次送货均由酒店前台人员签收，个别收货凭证未加盖酒店公章。所有收货凭证原件均由业务人员控制。后经考察，甲企业决定让丙企业做为其代理商，代理产品销售，双方签订代理销售协议。甲遂向丙发货，因货先发至分公司，由乙从甲企业收货单据签字，未有丙企业收货记录。后甲企业在财务审计中发现，乙存在部分经济问题，且乙负责销售地区应收款数额较大，于是决定进行欠款清收。为了更好开展清理工作，甲企业委托滨海新区律师所在律师事务所进行全面调查。经过对甲方所提供资料调查整理本所律师发现如下问题：
1、甲企业经营和财务部门仅对兰州分公司结帐，不了解货款具体情况，也无任何兰州分公司销售的合同、收发货凭证等原始记录。
2、乙所负责兰州分公司没有合同基础资料的归档管理制度，大分部收货凭证原件均在业务人员手中，大量业务人员由于分公司效益不好已辞职。
3、经销商丙所欠货款较大，虽有代理销售协议，但无该企业收货记录。
4、因为没有及时催收并书面记录，大部分货款诉讼时效已过。
上述问题导致甲企业兰州地区应收帐款清收工作收效不大，大部分变成了呆死帐。
滨海新区律师认为，以上案例说明，企业合同基础资料生成后的管理至关重要，但这恰恰又是有些企业容易忽视的问题之一。滨海新区律师建议，企业合同资料管理应力求完整。原件必须归档保存，日常使用复印件，合同基础资料的使用应建立严格的审批、催还、归档制度，严禁个人私自保管合同基础资料。业务人员的绩效考核、薪酬发放应与基础资料的归档管理直接挂钩。
